Aprenda a escrever e-mails para os clientes

Por: Alessandra Mazzariolli

Categoria: Comunicação, Webwriting

Todos sabemos que a comunicação na web é livre, “o importante é a interação social”, mas alguns cuidados são importantes na hora de escrever e-mails para os clientes.

Por ser considerado uma forma de registro das atividades de um projeto, o autor do e-mail tem que conseguir transmitir a informação desejada, ser claro e explicar o que se pretende, portanto ser objetivo.

Nesse momento, os caracteres abreviados não são interessantes, nada de escrever “vc”, “tb”, “pra”, “pro”, entre outros. E nunca use gírias, pois estamos entrando em contato com clientes ou eminentes clientes e o uso de linguagem informal nesse momento é algo que cria uma imagem negativa.

Considere que o cliente está obtendo uma imagem da empresa contratada, e que o e-mail será uma das principais formas de comunicação que será utilizada. O e-mail deve começar cordialmente com um cumprimento, e logo em seguida, dá-se início as conversas sobre o tema do e-mail.

Uma dica é caso você tenha muitos clientes, e a quantidade de e-mails for grande, separe as mensagens por pastas, com o nome de cada projeto. Nunca apague um e-mail, pois quando você menos esperar. precisará dele para confirmar alguma informação, seja para algum responsável pelo projeto na empresa ou até mesmo para o seu cliente.

Outro fator importante é o título do e-mail, seja direto! Escreva palavras-chaves que já mostrem do que se trata o e-mail, e sempre antes de escrever o título escreva o nome do projeto, exemplo: Blog Alemazzariolli – Como escrever e-mail para os clientes.

É uma forma de você conseguir encontrar seus e-mails de uma maneira fácil, e ter todos em caso de necessidade.

Para quem não considera o e-mail uma forma de registro de informações ou formalização de um pedido, este é o momento de mudar essa imagem que possui do e-mail. Há muito tempo, o e-mail deixou de ser algo informal no meio corporativo e passou a ser algo que comprova fatos, ou seja, pedidos, reclamações, elogios, entre outros.

Tente praticar essas dicas durante a produção e organização dos seus e-mails. Com certeza você terá um bom retorno. Sua imagem ou da sua empresa estará mais clara para o cliente e, principalmente, a informação que você deseja transmitir será facilmente entendida.