Boas condutas no e-mail corporativo

Novamente quero entrar nesse assunto do e-mail corporativo. Por quê? Porque é um dos grandes problemas que vemos nas empresas. Os profissionais não sabem se comunicar, muitas vezes não sabem escrever um e-mail, ou, simplesmente dividir as informações na mensagem, de forma que fique clara.

Desde que comecei a trabalhar como webwriter devo enviar quase todos os dias cerca de vinte e-mails, tanto para clientes como também para os colaboradores da empresa. Por isso, resolvi tomar alguns cuidados para que os e-mails não fossem esquecidos pelos clientes, pelos colaboradores e por mim.

Informe aos responsáveis pelo projeto todas as atividades em desenvolvimento

Sempre que recebo um e-mail solicitando alterações em um determinado projeto, eu reencaminho para todos os profissionais envolvidos do projeto. Você acha que isso é spammer? Não mesmo, isso se chama responsabilidade.

Dessa maneira, o programador, o webdesigner, o redator, o consultor comercial, o gerente, entre outros profissionais responsáveis pelo bom andamento do site, estarão ciente da evolução do projeto, as alterações, solicitações e problemas enfrentados durante o desenvolvimento do site.

A boa comunicação entre os profissionais melhora os índices de qualidade e diminui o número de erros dos projetos.

Dicas

Sobre a distribuição das informações nos e-mails

• Escreva parágrafos pequenos, pois assim o destinatário não terá preguiça de ler o seu e-mail. Por mais que o e-mail tenha que ser grande - porque pode ser a documentação de uma alteração do projeto, ou, ata de reunião - o simples fato de existir parágrafos pequenos já facilita a leitura.
• Pense que um e-mail deve ter início, meio e fim, portanto, comece a mensagem com um cumprimento, faça os comentários – solicitações, argumentações, ou, justificativas – em seguida, finalize a mensagem informando o que se espera com o e-mail, ou, o objetivo que teve a mensagem.
• Releia a mensagem antes de enviar o e-mail. Se você não utilizar o corretor automático do Outlook (ou do seu e-mail pessoal), então, tenha esse cuidado, pois muitos erros podem ser evitados com a leitura. Mas se caso você enviar a mensagem e só depois ver o erro, não tenha vergonha de reencaminhar o e-mail corrigindo.

Sobre a separação dos e-mails

• Uma dica que já comentei em outro artigo, mas que seria interessante repetir é: se você utiliza o Outlook para receber seus e-mails, crie uma pasta com o nome de cada projeto que está trabalhando, assim fica mais fácil você encontrar os e-mails. Caso você use, por exemplo, Gmail, nele você pode criar as pastas e dividir seus e-mails nelas.
• Outro detalhe, sempre no assunto do e-mail, coloque primeiro o nome do projeto e depois o título. Essa é outra maneira de encontrar com maior facilidade o e-mail do seu cliente.

Como responder um e-mail de solicitações do cliente?

Muitas vezes seu cliente lhe envia um e-mail com uma lista enorme de tarefas para fazer, são correções, alterações, implementações, e você precisa responder o cliente, dar um “feedback” sobre as atividades que já foram realizadas no projeto e o quê ainda está em andamento.

Uma maneira clara de responder o cliente é copiar a lista de solicitações, você pode passar para o Word e abaixo de cada tópico escrito pelo cliente, colocar com uma fonte e cor diferente, a resposta para cada solicitação. Assim fica mais claro do cliente entender qual é a resposta.

Parece bobo, mas vejo muito desses problemas no dia-a-dia, além de ouvir profissionais de outras empresas, ou seja, outros ramos de negócio, o problema que eles enfrentam com os e-mails. O problema não está apenas nos profissionais web, o problema de comunicação é geral. As pessoas não sabem se comunicar com clareza e é isso que eu tento melhorar na empresa onde trabalho.

Portanto, fique atento ao enviar um e-mail para o cliente, ou, para os profissionais da empresa onde trabalha, preocupe-se em dividir as idéias em parágrafos e revisar o que você escreveu. Todos sabem a língua materna, o que precisamos é utilizá-la de maneira correta, principalmente, em ambientes em que a sua linguagem define muito o seu trabalho.

Publicado em: May 4th, 2008 | Tags: Web, Comunicação, Acessibilidade, Webwriting

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