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O ócio na busca da produtividade

Quadrinho mostra como ficamos quando não temos nada para fazer

Navegando pelo Planta Baixa da Luciana Cattony, encontrei o blog Tá postado e nele vi um quadrinho bem interessante.

Realmente eu me vi “ilustrada” nestes quadrinhos. Leia abaixo:

Tradução:

- Eu comprei sapatos de dança.
- (Jon tenta fazer o sapato trabalhar com gestos…)
- Eles não parecem funcionar.
- Eu preciso fazer alguma coisa excitante.
- No três: um… dois… três!
- (Jon pensa…)
- Ninguém me diz o que fazer.
- (Jon pensa…)
- E eu gostaria que alguém dissesse. Eu não tenho a menor idéia do que estou fazendo.
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Agora explicarei porque disse que se parecia comigo.

Durante a semana estamos sempre tão elétricos que não temos muito tempo para descansar. Então, quando chega um fim de semana que você não precisa trabalhar, não tem seminários da faculdade, nem leituras obrigatórias para fazer, ficamos assim, precisando ter algo para fazer, pelo menos, eu sou assim.

Não consigo ficar sem fazer completamente nada, sabe aquele ócio que você deita, pára tudo e não pensa em nada?! Então, eu não consigo fazer isso, pelo menos não com tanta freqüência, mas estou tentando voltar aos velhos tempos e dar uma olhada mais para as nuvens e no quê elas estão formando.

Acho que são pequenos hábitos que se perdem com o tempo, mas que se aproveitado pode gerar mais produtividade, do que essa incessante busca pelo o quê fazer. Pense que assim você estará descansado sua mente para a próxima semana.

Portanto, bom fim de semana e CARPE DIEM!

Vários projetos. E agora?

A quantidade de trabalho é sempre tão grande que chega um dia que você percebe que está repleto de projetos, e saber dividir suas tarefas é algo excepcional, mas como fazer isso?

Vamos por partes, porque agora é hora de refletir.

Quantos projetos você tem? Com quantos projetos você trabalha por dia? Tem algum relevante ou que o prazo é menor?

O interessante não é querer fazer tudo correndo, como se você fosse uma máquina, e sim parar nem que seja por alguns minutos para refletir o quê é mais rápido de fazer. Às vezes temos um grande projeto, alguns médios e vários outros pequenos, é importante nesse momento termos percepção e entender que separar seus dias para determinados projetos é o mais adequado.

Por exemplo, você trabalha durante o horário comercial, portanto tem o período da manhã e da tarde para desenvolver suas atividades, logo seu dia será dividido conforme os projetos que tem. Ou seja, você pode trabalhar o período da manhã com àquele grande projeto, pois nesse tem que dedicar mais tempo, até mesmo porque a quantidade de tarefas é enorme, e no período da tarde se dividir entre os projetos menores. Assim, você consegue realizar suas atividades e atender mais clientes.

Mas, como cada caso é um caso, talvez tenha dias que você pare tudo o que esteja fazendo para atender rapidamente aqueles projetos pequenos, porque o prazo “é pra ontem”, e no outro dia, priorize somente os demais.

Parar para refletir nos seus processos lhe facilitará o trabalho, isto se chama metodologia de trabalho. É quando você planeja formas para desenvolver suas atividades no trabalho de maneira mais consciente e organizada.

É isso que geralmente os profissionais na área da educação fazem ou devem fazer para conseguirem se organizar em meio a tantas atividades que devem ser feitas, porque com essa simples divisão de trabalho, você ganhará agilidade no desenvolvimento de todas as outras atividades, já que você definiu os seus horários e as prioridades de cada projeto.

A importância da interação com o cliente

Muitos dos problemas que acontecem durante o desenvolvimento de um projeto é a falha na comunicação. Nem é necessário que o cliente seja de outra cidade para que isso aconteça, são muitos os casos que por causa de uma falta de comunicação, ou devido a informações não repassadas corretamente, o projeto acaba se tornando prejuízo para a empresa que desenvolve e frustrando o cliente.

A solução não é algo tão simples. É preciso o envolvimento de toda a equipe, consultor comercial, gerente de projetos, e os departamentos de conteúdo, criação e tecnologia devem estar alinhados e engajados com os propósitos que o cliente deseja alcançar.

Em um primeiro momento, uma reunião para falar do projeto que será desenvolvido é o principal. Esclarecer sobre o negócio do cliente, a forma como o cliente imagina o site e ter a estrutura toda definida é o correto.

Durante o desenvolvimento do projeto, o webdesigner e o webwriter deverá manter um bom relacionamento com o cliente, pois aquele mostrará o layout para o cliente, e esse enviará os textos para aprovação, enquanto isso, o programador, inicia suas atividades na ferramenta que gerenciará o site ou já na programação de páginas do site.

A segunda ação é deixar todas as conversas com o cliente registradas no e-mail. Caso o cliente peça qualquer alteração, informe que ele tem que enviar por e-mail, é uma forma de ficar registrado tudo o que ele pediu, e principalmente, tudo o que já foi aprovado no projeto.

Outra ação importante, enviar sempre um e-mail com cópia para o consultor comercial e o gerente de projetos, pois são eles que poderão definir se as alterações poderão ser realizadas e estarão cientes caso aconteça algum problema.

E por último, caso o cliente seja daqueles super interessados pelo projeto, envie semanalmente um e-mail informando todas as atividades realizadas, como se fosse uma newsletter das atividades desenvolvidas no projeto daquela semana, pois é uma maneira do cliente ficar informado e da empresa mostrar que aquele projeto é importante e que está sendo desenvolvido.

A comunicação com o cliente é uma das partes mais significantes de todo o projeto. Quantas vezes você já recebeu um e-mail do cliente pedindo informações sobre o projeto, o status do desenvolvimento ou entender por qual motivo ele não tem resposta do andamento do site? Portanto, para garantir que seu cliente continuará sendo seu cliente após a entrega do projeto, faça nesse momento o que é diferencial nas empresas atualmente, mantenha-o sempre ciente do andamento do projeto, dos problemas encontrados durante o desenvolvimento e qual a solução que a empresa ou o profissional está buscando para resolver . Essa é uma ótima maneira de fazer com o que o seu cliente entenda todos os processos do desenvolvimento do site e esteja atualizado sobre o status do projeto.

Quanto mais cuidado e atenção você tratar o seu cliente, mais vínculos você estará criando com ele, e a conseqüência é a fidelização da empresa de desenvolvimento web com o seu cliente.

Cinco passos para fazer uma boa entrevista com o cliente

Um novo projeto, um novo cliente, e todo o processo de interação com o cliente se inicia. O primeiro passo é estudar o projeto, entender a estrutura montada pelo arquiteto de informação, como os conteúdos ficarão dispostos no menu, ou seja, como as informações serão transmitidas para o usuário do site e tirar dúvidas com o consultor comercial sobre as particularidades do projeto. Se for possível, é interessante que haja uma reunião entre toda a equipe, para que possa ser esclarecida qualquer dúvida sobre o novo projeto.

Feito isso, o segundo passo é estudar o negócio do cliente. Isso é importantíssimo, pois entender qual é o negócio do seu novo cliente pode causar boa impressão no momento da entrevista de conteúdo e ainda, é uma antecipação de problemas, porque não permite que aconteça falhas de comunicação durante a conversa sobre os produtos e serviços da empresa.

Terceiro passo, a entrevista. No dia da entrevista, prepare-se, você deverá estar bem vestido, de bom humor e com um sorriso no rosto, pois é sempre bom. Lembre-se, o primeiro contato define muito como será sua relação com o cliente durante todo o processo de desenvolvimento do projeto, portanto, demonstre profissionalismo neste momento.

Antes de ir até o cliente, escreva todas as dúvidas que você tenha sobre a empresa, tenha sempre papel e caneta, mas caso seja possível, leve um gravador, há muitos clientes que falam rápido e anotar todas as informações é quase impossível. Uma dica, a liberdade de poder falar sobre outros temas, fora dos assuntos da entrevista, será o cliente que dará. Caso isso aconteça você pode descontrair, caso não, mantenha sua característica de profissional engajado no negócio do cliente.

No quarto passo que acontece durante a entrevista, mantenha-se atento às falas do cliente, caso não entenda algo que ele tenha dito, pergunte novamente, anote os pontos mais importantes da reunião, questione sobre sites onde poderá encontrar conteúdos relacionados, recolha a maior quantidade de material que ele poderá disponibilizar, conteúdo publicitário, textos institucionais sobre a empresa e fotos. Converse também sobre a estrutura do projeto, pois você pode detectar alguma falha no que o cliente deseja com a proposta que está sendo oferecida.

Caso você ainda não tenha, anote o telefone direto da sala e o e-mail do responsável por lhe fornecer o conteúdo e que aprovará todo o material produzido, esse será o quinto passo. Certifique-se que apenas ele terá voz ativa, pois isso evita demora na aprovação do material produzido e facilitará a comunicação entre o webwriter e a empresa.

Como desenvolver um projeto quando há entre a produção e o cliente uma agência?

Um dos grandes problemas enfrentados por uma produtora web é quando o desenvolvimento de um site é baseado num layout produzido por uma agência. Ou também, quando a aprovação de um conteúdo é feita pela agência.

Por que isso acontece?

A produtora web é uma empresa que entende e desenvolve da forma mais usual, o site e o software de gerenciamento de conteúdo, e a agência, acredita que consegue fazer isso como uma empresa especializada em produção web. Essa briga existe e é muito forte, pois o layout criado pela agência sempre tem complicações no momento de desenvolver o XHTML e a programação.

Outro problema enfrentado é a dúvida de quem realmente aprovará o que está sendo desenvolvido, porque muitas vezes o layout e o conteúdo já chegam prontos da agência e quando o site é mostrado para o cliente, ele não gosta de muitas coisas e pede para realizar diversas alterações. Portanto, é um retrabalho desnecessário, que poderia ser evitado se houvesse uma melhor interação entre todos os envolvidos: cliente, agência e produtora web.

Possível solução

A melhor alternativa seria oferecer um atendimento que unisse as prestadoras de serviço, conseguindo manter um bom relacionamento, e falando a mesma língua. Isso pode ser feito através de reuniões em que todos os envolvidos no projeto possam participar. Dessa forma, o desenvolvimento do projeto ficará sempre alinhado com o objetivo que o cliente deseja alcançar.

Mas é sempre interessante deixar claro que há casos também que a agência trabalha perfeitamente, deixando o material completo para o desenvolvimento da produtora web, o que se torna uma excelente parceria, mostrando que a agência de publicidade e a produtora web podem sim caminhar em conjunto, só é necessário que se mantenha uma ótima comunicação durante todo o desenvolvimento do projeto.

O trabalho do webwriter é bem mais do que criar texto

O conteúdo produzido para a internet não é só texto, como muitas pessoas devem imaginar. Quando um webwriter diz que produz conteúdo para a web, significa que ele cria textos diversos para websites e hotsites, ou seja, escreve sobre a história da empresa, seus serviços, produtos, cita os parceiros, descrevendo os serviços fornecidos, os diferenciais de trabalhar com àquele cliente e busca as respectivas imagens para os canais.

O resultado de todo esse processo é a criação de uma forma de comunicação entre o site e o usuário, pois trabalhará com a interação que há entre a informação que a página deve transmitir e a informação que o leitor procura.

E para isso o site deve seguir uma estrutura que atenda as informações que uma determinada empresa deseja transmitir ao seu público. Às vezes esse trabalho não é notado, mas o momento de deixar o site com fácil navegação é logo no início do projeto, no momento da aprovação da estrutura, algumas vezes criada pelo consultor comercial ou pelo arquiteto de informação.

A segunda tarefa é do webdesigner, que cria o layout do site seguindo a arquitetura de informação, ou seja, produz a identidade visual, os locais onde os usuários poderão encontrar os conteúdos, os atalhos que poderão existir para os canais mais importantes e criará as páginas html, que dará início a navegação do site.

Após a aprovação do layout e a programação do site, o papel do webwriter é estudar a melhor maneira do usuário entender onde estarão às informações, revisar todos os ícones, escrever as chamadas adequadas para os canais correspondentes, escrever as mensagens de alerta conforme os formulários pedem, e algo muito relevante, escrever ou inserir os textos apropriados para cada página.

Uma reclamação dos usuários é não encontrar os conteúdos nos sites, ou seja, existe a página, por exemplo, sobre produtos, mas ela não os especifica, não informa particularidades, tamanhos, cores, entre outros e isso “agride” ao usuário, pois ele não conseguiu encontrar as informações que desejava.

Portanto, preste bastante atenção nos conteúdos que você desenvolverá e em quais páginas você os colocará, talvez seja necessário mudar o nome dos canais para que o usuário compreenda a informação que se deseja transmitir, ou criar um novo item de menu, para que o usuário compreenda o conteúdo e encontre mais facilmente a informação que procura. Isso significa que produzir conteúdo é além de tudo, ajudar o usuário a encontrar mais facilmente as informações que você criou.

O gerente de projetos deve sempre gerenciar pessoas

Sabemos que para um bom andamento de um projeto é preciso que todos os responsáveis estejam envolvidos com o novo trabalho, e quem determinará esta união será o gerente de projetos.

Além do conhecimento técnico e planejamento que o gerente deve possuir para assumir esse cargo, habilidades muitos importantes para todo o processo, ele deve - antes de saber gerenciar projetos - saber como gerenciar as pessoas que estão trabalhando com ele.

As pessoas hoje não precisam de um chefe mandão que acredita que sabe tudo, mas sim alguém que saiba liderar e delegar funções corretamente, entendendo as difilculdades que um profissional possa ter com o andamento de um treinamento, ou com as alterações inviáveis que o programador tenha que fazer devido à pedidos de um cliente.

O verdadeiro gerente de projetos é um profissional que escuta seus colaboradores, pois muitas vezes eles identificam problemas atuais do sistema ou futuros problemas, procura entender toda a estrutura do projeto, debater soluções, manter comunicação direta com o cliente e encontrar em situações difíceis, aspectos positivos nos projetos e novas aprendizagens.

Já foi a época que o gerente sabia de tudo, agora é a era da troca de informações e conhecimentos, pois assim os projetos fluem com mais dinamismo e qualidade. E você, o que acha sobre este novo formato de gerente?

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“O conhecimento amplia a vida. Conhecer é viver uma realidade que a ignorância impede de desfrutar.” - Logosofia.

Determine seus processos de trabalho, assim é mais fácil!

Com o início de um novo projeto é preciso definir alguns processos, principalmente o webwriter, que desenvolverá atividades relevantes, como interação com o cliente, desenvolvimento dos textos, manual do gerenciador de conteúdo e treinamento com o cliente.

Siga os passos:

1. Reúna com os responsáveis do projeto (Consultor comercial, Gerente de Projetos, e os responsáveis dos Departamentos de Conteúdo, Criação e Tecnologia, por exemplo);
2. Estude a estrutura do projeto/site;
3. Tire suas dúvidas relacionadas com a estrutura;
4. Saiba quem é o contato na empresa do seu cliente e certifique-se de quem aprovará;
5. Estude o negócio do cliente;
6. Prepare a entrevista, escreva as dúvidas que queira tirar;
7. Leve os materiais que precise (papel, caneta, e se possível gravador);
8. Anote os pontos principais da entrevista em tópicos, isso pode facilitar na hora de escutar a conversa novamente e produzir os textos;
9. Pergunte se há sites relacionados ao negócio do cliente que você possa pesquisar;
10. Crie o material;
11. Envie para o cliente aprovar;
12. Revise o material (talvez o cliente pode ter acrescentado alguma informação nova);
13. Cadastre no software de gerenciamento do site ou no código;
14. Faça o manual do gerenciador de conteúdo;
15. Agende e realize o treinamento com o cliente.

A manutenção do site poderá ser feita com o acompanhamento do consultor comercial e gerente de projetos, não faça nada sem a autorização desses profissionais, pois são eles que determinarão quais atividades poderão ser realizadas. É uma forma de você manter todos os responsáveis informados sobre as novas solicitações e evitar trabalhar sem estar autorizado.

Caso os passos citados acima não se identifiquem com o seu processo de trabalho atual, não tem problema! Adeque a lista dos passos à sua realidade, ou seja, modifique a ordem, coloque no papel, no Google Docs ou num documento do word quais as ações que você tem que realizar todos os dias, e personalize com as tarefas que você tem que realizar, assim fica mais fácil trabalhar e ser mais produtivo.