Há dois meses realizei uma palestra para uma turma de relações públicas na ESAMC de Uberlândia (MG). O objetivo era falar sobre a função da intranet na comunicação de uma empresa e como gerenciá-la.

Tentei ser prática, falando de assuntos que realmente vão fazer parte do dia-a-dia dos profissionais. Dentre os assuntos, comentei como gerenciar a intranet, sobre o papel do profissional de comunicação e métricas.

Como gerenciar uma intranet

Para Bruno Rodrigues, autor do livro Webwriting – Redação e Informação para a Web é um “ambiente de limites bem demarcados, onde, desde o início, já se sabe o número de usuários, seus dados e existe uma boa noção do que este público deseja e qualquer dúvida que surja sobre isso, basta em boa parte das vezes, descer ou subir escadas, adentrar salas adjacentes ou discar um ramal”.

Primeiras análises

Estamos falando de:

• Ambiente restrito
• Adaptação do texto
• Linguagem direta
• Apesar de ser um facilitador é preciso ter cuidado redobrado no trato com o cliente.

Como afirma o autor Bruno Rodrigues “é mais simples do que escrever para web, pois você já conhece os usuários que vão ler”.

A Comunicação

Se você é um profissional de comunicação e está chegando agora na empresa, é preciso ficar atento com a linguagem que é utilizada:

• Saber falar a língua da empresa, ou seja, os termos exatos que circulam pela empresa.
• Consultar o house-organs (veículo interno)
• Observar a forma como ela se auto denomina (corporação, empresa, companhia)
• Se utilizam termos como equipe, profissionais, funcionários, entre outros
• Aproveite para fazer pesquisas internas
• Aprenda a falar várias línguas (cada área da empresa possui um dialeto particular)
• Aprenda o dialeto do feudo em questão

O papel do profissional de comunicação nas intranets

No final de 2009 aconteceu o Prêmio Intranet Portal, um evento que premia as empresas que utilizam e desenvolvem suas intranets, com a função de melhorar a comunicação da corporação como um todo.

Neste evento, diversos profissionais conhecidos no mercado da comunicação estiveram presentes. Retirei de um artigo do Webinsider alguns trechos de falas de profissionais da área, que mostram muito bem a relevância da intranet para uma corporação e o papel do profissional na comunicação interna:

“Alinhar portal corporativo com estratégias da empresa e definir o papel de cada área fez o sucesso do portal corporativo da Eletrobrás”.

“Ao discutir os valores da organização está se discutindo como será o portal. Cuidado com o ‘todo mundo tem’, quero ter também. Competição não combina com colaboração. Colaborar é fazer construção coletiva. Não existe colaboração sem mediação. É aí que entra o profissional de comunicação. É preciso ser um mediador.”

“Incentivar a colaboração é o próximo desafio do profissional de comunicação. Os wikis são a bola da vez para comunicação interna. Os profissionais de comunicação precisam dominar isso. [...]Você vai ganhar um prêmio se conseguir fazer um wiki funcionar bem na sua instituição. Nosso papel, do profissional de comunicação, é facilitar a chegada dessa ferramenta nas empresas.”

Métricas

Para Daniella Morier, Sócia-diretora da Avantare Consultoria Interativa “[...] nem sempre é possível mensurar os benefícios gerados pela melhoria na gestão do conhecimento e o aumento de produtividade decorrente de ter as informações necessárias na hora certa”.

Em seu artigo no Webinsider, ela comenta sobre uma pesquisa realizada na Prescient (EUA) e formas para mensurar os resultados positivos ao utilizar uma intranet:

• Gerentes gastam em média mais de 2h/dia procurando informações.
• 57% dos participantes disseram que recorrer a muitas fontes para compilar informações é um aspecto difícil para gerenciar informações.
• Mais de 50% das informações que os gerentes obtém não têm valor para eles.
• 42% usaram uma informação errada pelo menos uma vez por semana.
• 53% disseram que menos da metade das informações recebidas são aproveitáveis.
• Os portais corporativos têm um papel fundamental na otimização do tempo e na eficiência dos colaboradores.

Custos físicos - Refletem a redução de custos de bens tangíveis:

• Diminuição de impressões
• Redução de circulação de materiais
• Taxa de envio

Produtividade – Pode haver ganho de produtividade devido a:

• Processos automatizados
• Agilidade no encontro de informações

Comunicação – A intranet pode promover maior:

• Integração entre pessoas e departamentos
• Redução das barreiras geográficas ao possibilitar a formação de grupos interdisciplinares
• Promover redução de custos de viagem ou de telefonia se tiver recursos de colaboração.

Competitividade – A empresa ganha ao melhorar o acesso sobre:

• Informações
• Dados competitivos
• Compartilhar objetivos
• Incentivar a inovação e
• Permitir um fluxo livre de idéias

Redução ou eliminação de erros em processos – A empresa pode acabar com:

• Problemas gerados por processos manuais
• Ganha controle do seu estágio
• Além de informações gerenciais

Recursos humanos – A área de recursos humanos pode:

• Beneficiar através do aumento das taxas de retenção de funcionários
• Ampliação da satisfação dos colaboradores
• Redução da perda de conhecimento
• Redução de custos de treinamentos, no caso de ações de e-learning

Infraestrutura

• Redução de custos de operação por haver compartilhamento da infraestrutura.
• Em relação aos sistemas tradicionais, tem mais facilidade de uso, sem necessidade de treinamentos.

Portanto, o profissional de comunicação tem que ser multidisciplinar, ou seja, saber passar as informações que possui corretamente para o seu público-alvo, e com uma linguagem que ele compreenda; ter estratégias para fazer com que todas as áreas passem informações verdadeiras para a intranet; mostrar em números os benefícios que a intranet está proporcionando para a empresa; e promover a colaboração dos profissionais da empresa, fomentando a colaboração não competitiva. Ou seja, muito trabalho!